Zahtjev za pristup bez postojećeg identifikatora: mora li rukovalac ponovo povezati podatke?

Zahtjev za pristup ne znači da svako preduzeće za svaki zahtjev prvo mora nabaviti novi identifikator. Član 11 GDPR-a povezuje obaveze sa pitanjem da li ispitanik mora biti identifikovan za konkretnu svrhu obrade. Ako rukovalac ni nakon odgovarajuće procjene ne može povezati podatke sa osobom, prava ispitanika iz članova 15 do 20 u pravilu se ponovo primjenjuju tek kada dodatne informacije omoguće identifikaciju.

To nije opšte odbijanje davanja informacija. Rukovalac se ne može pozvati na loše arhiviranje ili nepotpunu pretragu da bi tvrdio da povezivanje nije moguće. Važno je koji su podaci, sredstva i informacije stvarno dostupni rukovaocu i koje dodatne podatke podnosilac može dostaviti.

Član 11 GDPR-a primjenjuje se kada identifikacija ispitanika nije potrebna ili više nije potrebna za svrhu obrade. U toj situaciji rukovalac nije obavezan da samo radi poštovanja GDPR-a čuva, pribavlja ili obrađuje dodatne informacije radi identifikacije osobe. Pravilo štiti organizaciju koja smanjuje količinu podataka i ne zahtijeva vještački sistem identifikacije.

Ako rukovalac može dokazati da nije u mogućnosti identifikovati ispitanika u takvoj situaciji, mora ga o tome obavijestiti ako je to moguće. Članovi 15 do 20 tada se u pravilu ne primjenjuju, osim ako ispitanik dostavi dodatne informacije koje omogućavaju identifikaciju. Procjena zato ne može stati na pitanju da li u jednoj bazi nedostaje ime.

Prvo pitanje je da li konkretna svrha zahtijeva povezivanje sa fizičkom osobom. Sistem može sadržati mjerenja, tehničke događaje ili statističke zapise, a da rukovalac za tu svrhu ne mora znati kome pripadaju. Drugačije je kada se obrada zasniva na korisničkom nalogu, ugovoru, personalnom spisu ili individualnom profilu i kada je povezivanje dio svrhe.

Važna je stvarna organizacija podataka. Rukovalac ne može formalnim nazivom podataka sniziti prag identifikacije. Ako postoje tabele povezivanja, kontaktni podaci ili druge dostupne informacije, one se moraju uključiti u procjenu. Bitno je da li je uz raspoloživa sredstva moguće razumno povezivanje, a ne da li se određeno polje zove identifikator.

Procjenu svrhe treba razlikovati od provjere identiteta osobe koja podnosi zahtjev. Preduzeće može znati ko mu se obraća, a da i dalje ne može utvrditi koji pseudonimizovani zapisi pripadaju toj osobi. Obrnuto, zapis može biti moguće povezati, dok komunikacioni kanal podnosioca još mora biti osiguran.

Prije odgovora treba utvrditi koja sredstva povezivanja su stvarno dostupna. Zavisno od obrade to mogu biti broj naloga, odvojena tabela povezivanja, korisnički nalog, ugovor, e-mail adresa, oznaka uređaja ili interna referenca. Samo postojanje tehničke oznake ne pokazuje da rukovalac može da je poveže sa osobom.

Pseudonimizovani podaci ostaju lični podaci kada rukovalac ili druga osoba može uspostaviti vezu pomoću dostupnih dodatnih informacija. Procjena prema članu 11 zato obuhvata pitanje da li se takve informacije nalaze kod rukovaoca, da li se smiju zakonito koristiti i da li su stvarno dostupne za konkretnu svrhu. Nedostatak imena u glavnom sistemu nije dovoljan ako upotrebljiva veza postoji na drugom mjestu.

Ako dostupna veza ne postoji i identifikacija nije potrebna za svrhu, član 11 ne zahtijeva naknadno povezivanje samo zato što je ispitanik podnio zahtjev. Organizacija ne mora poništiti smanjenje količine podataka da bi stvorila nove lične informacije. Rezultat procjene ipak treba zabilježiti na razumljiv način.

Član 11 GDPR-a ne stvara opštu obavezu da se za svaki zahtjev pribave novi identifikatori ili spoje odvojeni zapisi. Odredba jasno pokazuje da dodatne informacije ne moraju biti čuvane, pribavljene ili obrađene samo radi identifikacije i pukog poštovanja Uredbe kada identifikacija nije potrebna za svrhu obrade.

Ovo ograničenje ne dozvoljava namjerno stvaranje neznanja. Ako se podaci mogu razumno povezati pomoću informacija koje se koriste u redovnoj obradi, te informacije se moraju uzeti u obzir. Preduzeće se ne može osloniti samo na nedovoljnu pretragu, odjeljenje koje je kasno uključeno ili nepovezane evidencije. Organizacioni nered nije dokaz da identifikacija nije moguća.

U praksi pomaže jasan redoslijed. Prvo utvrdite koje informacije rukovalac ima i može koristiti. Zatim odredite koju ograničenu dodatnu informaciju ispitanik može dostaviti. Na kraju zabilježite da li je povezivanje postalo moguće. Prvi korak se ne smije zamijeniti dobrovoljnom izgradnjom novog identifikatora.

Ako ispitanik dostavi dodatne informacije koje omogućavaju identifikaciju, procjena prema članu 11 mora se ponoviti. Informacija mora moći stvoriti konkretnu vezu sa sačuvanim podacima. Sama tvrdnja da podaci pripadaju određenoj osobi ne uspostavlja potrebno povezivanje.

Dodatno pitanje treba precizno opisati koja veza nedostaje. U zavisnosti od slučaja može se raditi o ranijem korisničkom nalogu, periodu, referenci transakcije ili već poznatom komunikacionom kanalu. Zahtjev treba ograničiti na ono što je potrebno. Opšti zahtjev za ličnom ispravom nije automatski pravilan naredni korak.

Kada dodatne informacije omoguće identifikaciju, prava ispitanika iz članova 15 do 20 treba procijeniti prema stvarnom sadržaju zahtjeva. To ne znači da se svaka tražena stavka automatski mora dostaviti. Obim, prava drugih osoba, izuzeci i razumljiv odgovor zahtijevaju posebnu procjenu.

Član 11 GDPR-a traži obavještavanje ispitanika kada je rukovalac dokazao da identifikacija nije moguća i kada je obavijest moguća. U njoj treba objasniti konkretnu granicu: koji podaci su provjereni, koja veza nedostaje i koja dodatna informacija bi mogla omogućiti novu procjenu. Šablonski odgovor bez stvarnog nalaza ne pomaže podnosiocu.

Za dopis koji se može prepoznati kao zahtjev ispitanika treba uzeti u obzir i opšta pravila iz člana 12 GDPR-a. Prijem, početnu procjenu povezivanja, svako dodatno pitanje i kasniji odgovor treba zabilježiti sa vremenom. Interno prosljeđivanje ne smije dovesti do toga da se rok od mjesec dana razmatra tek kada zahtjev stigne do pravog tima.

Da li dodatno pitanje utiče na dalju obradu zavisi od okolnosti i od toga koje su informacije zaista potrebne za identifikaciju. Dodatna informacija ne smije se koristiti kao opšti način za zaustavljanje roka. Odgovor treba pokazati dokumentovanu i srazmjernu procjenu prijema i narednih koraka.

Interna bilješka „identifikator nije dostupan“ obično je prekratka. Koristan zapis o pretrazi navodi svrhu obrade, obuhvaćene evidencije, korištene pojmove, dostupne tabele povezivanja i rezultat. Treba pokazati da li izvor ne postoji, više nije dostupan ili se za tu svrhu ne smije koristiti.

Dokumentacija ne treba ispitanika opterećivati tehničkim detaljima iz interne organizacije. Interno ipak treba biti jasno zašto je povezivanje bilo moguće, nemoguće ili zavisno od dodatne informacije. Ako se procjena kasnije promijeni, zabilježite koji novi podatak je izazvao promjenu.

To pomaže i pri razlikovanju od drugih zahtjeva za pristup. Postojeći pregled identiteta, rokova i kopije podataka objašnjava opšti postupak. Ako su uključeni podaci trećih lica, može biti potrebna i procjena prekrivanja podataka.

Član 11 GDPR-a govori o tome da li se ispitanik može identifikovati za svrhu obrade. To je drugačije od zaštite identiteta osobe koja podnosi trenutni zahtjev. Siguran komunikacioni kanal štiti od slanja pogrešnoj osobi, ali sam po sebi ne povezuje pseudonimizovane zapise sa podnosiocem.

Pravu anonimizaciju treba razlikovati od pseudonimizacije. Anonimni podaci više se ne odnose na identifikovanu ili odredivu osobu, dok pseudonimizovani podaci mogu ostati lični podaci ako dostupne dodatne informacije čuvaju vezu. Pregled anonimizacije i pseudonimizacije objašnjava tu razliku. Kod tehničkih postupaka identifikacije posebno pitanje predstavlja videoidentifikacija i biometrijski podaci.

Odgovor treba ove nivoe držati odvojeno. Preduzeću može trebati dodatna informacija za povezivanje podataka, a da pri tome ne koristi biometrijsku identifikaciju. Obrnuto, sigurno provjeren podnosilac ne može dobiti podatke koje rukovalac ni nakon odgovarajuće procjene ne može povezati ni sa jednom osobom.

Mora li preduzeće napraviti novi identifikator za svaki zahtjev? Ne. Član 11 GDPR-a ne zahtijeva čuvanje, pribavljanje ili obradu dodatnih informacija samo radi identifikacije i pukog poštovanja Uredbe kada identifikacija nije potrebna za svrhu obrade.

Da li je nedostatak imena u sistemu dovoljan za odbijanje? Ne. Treba uzeti u obzir druge dostupne informacije i razumne puteve pretrage. Loša evidencija ili nepotpuna pretraga ne dokazuju da identifikacija nije moguća.

Šta ispitanik može uraditi ako veza nedostaje? Može dostaviti dodatne informacije koje omogućavaju identifikaciju. Koje informacije su pogodne zavisi od dostupnih podataka i svrhe obrade.

Da li se član 11 odnosi samo na zahtjeve za pristup? Ne. Član 11 uređuje identifikaciju u obradi i posljedice nedostatka identifikacije za prava ispitanika iz članova 15 do 20.

Mora li se uvijek tražiti lična isprava? Ne. Dodatne informacije moraju biti potrebne i srazmjerne za identifikaciju. Lična isprava nije automatski potrebna ili prikladna za svaku obradu.

Zahtjev za pristup bez postojećeg identifikatora zavisi od svrhe obrade, stvarno dostupnih sredstava povezivanja i informacija koje podnosilac dostavi. Procjenjujemo da li se primjenjuje član 11 GDPR-a, da li je pretraga dovoljno dokumentovana i koja bi ograničena dodatna informacija mogla omogućiti novu procjenu. Pošaljite nam zahtjev, dosadašnju komunikaciju i interni zapis o pretrazi kako bi se naredni koraci jasno odredili.