Potreban dokaz u postupku: ograničiti obradu prema članu 18

Ako su ispitaniku vlastiti podaci još potrebni kao dokaz u postupku, član 18 stav 1 tačka c GDPR-a može biti osnov za zahtjev za ograničenje obrade. Odredba traži da voditelj obrade više ne treba podatke za svoje svrhe obrade, dok su ispitaniku potrebni za ostvarivanje, izvršavanje ili odbranu pravnih zahtjeva.

Posljedica je usko određeno ograničenje: podaci ostaju sačuvani, ali se u pravilu smiju koristiti samo u zakonom navedenim slučajevima. Ovaj tekst pokazuje kako odvojiti pravni zahtjev, dokaznu funkciju, ograničeni skup podataka, primaoce i kasnije ukidanje ograničenja.

Član 18 stav 1 tačka c GDPR-a povezuje dva uslova. Voditelju obrade lični podaci više nisu potrebni za njegove svrhe obrade. Ispitaniku su isti podaci ipak potrebni za ostvarivanje, izvršavanje ili odbranu pravnih zahtjeva. Tek ova kombinacija daje pravo da se zatraži ograničenje obrade.

Podaci ne moraju već biti dio sudskog postupka. Odlučujuća je konkretna veza s vlastitim pravnim zahtjevom ispitanika i uloga podataka u njegovom ostvarivanju ili odbrani. Sama pretpostavka da bi dokumenti jednog dana mogli biti korisni u sporu ne opisuje tu vezu dovoljno određeno.

Voditelj obrade treba odvojeno evidentirati prestanak ranije svrhe i pravni zahtjev ispitanika. Završen odnos s klijentom, okončana provjera ili izvršen ugovor mogu značiti da je prvobitna svrha završena. To ne vodi automatski brisanju ako su podaci ispitaniku potrebni za njegov zahtjev.

Pravo na brisanje prema članu 17 stav 1 GDPR-a važi, između ostalog, kada lični podaci više nisu potrebni za svrhe za koje su prikupljeni ili obrađeni. Član 17 stav 3 tačka e isključuje brisanje u mjeri u kojoj je obrada potrebna za ostvarivanje, izvršavanje ili odbranu pravnih zahtjeva. Član 18 stav 1 tačka c uređuje zasebnu situaciju i ima drugačiju pravnu posljedicu.

Tokom ograničenja čuvanje ostaje dozvoljeno. Prema članu 18 stav 2 GDPR-a, dalja obrada se u pravilu ograničava na obradu uz saglasnost ispitanika, radi ostvarivanja, izvršavanja ili odbrane pravnih zahtjeva, radi zaštite prava druge fizičke ili pravne osobe ili zbog važnog javnog interesa Unije ili države članice.

Ograničenje zato nije opća zabrana brisanja zbog svakog spora niti dozvola da se cijeli predmet čuva bez kraja. Ono štiti konkretan skup podataka potreban za pravni zahtjev ispitanika. Ostale podatke i dalje treba zasebno procijeniti prema članu 17 GDPR-a.

Zahtjev treba opisati vlastiti pravni zahtjev ispitanika tako da se može provjeriti veza s podacima. Zavisno od slučaja, to obuhvata ulogu ispitanika, relevantni događaj, spornu radnju ili izjavu i informaciju koja je potrebna za to pitanje. Za procjenu ograničenja nije potrebna konačna prognoza ishoda građanskog ili upravnog postupka.

Dokazna funkcija može se nalaziti u poruci, verziji ugovora, računu, zapisniku, slici, događaju pristupa ili drugoj dokumentaciji. Organizacija treba evidentirati navedenu vezu, ali zbog opreza ne treba ograničiti svaki zapis u predmetu. Načela smanjenja količine podataka i ograničenja čuvanja iz člana 5 stav 1 tačke c i e GDPR-a ostaju važna.

Važni su i porijeklo podataka i moguće izmjene. Ako je dokument izvezen iz aktivnog sistema, izvoz nije automatski potreban u istom obimu kao izvorna informacija. Procjena treba razlikovati izvornik, kopije, metapodatke, komentare i tragove u drugim sistemima.

Ograničeni skup podataka sadrži samo podatke potrebne za opisani pravni zahtjev. Za svaku grupu odredite obuhvaćene dokumente i polja, mjesto čuvanja i relevantni period. Cijeli korisnički nalog, dosije klijenta ili rezervna kopija nisu potrebni samo zato što se tražena informacija možda nalazi negdje u njima.

Tehnička provjera mora obuhvatiti više od glavnog zapisa. Poštanski sandučići, dokumentne arhive, izvozi, lokalne kopije i sistemi obrađivača mogu sadržati iste informacije. Zapis o ograničenju mora zato odgovarati dozvolama, funkcijama pretrage, interfejsima i postupcima obnove. Kod obrađivača treba evidentirati stvarne tokove podataka i uloge.

Vodič o zahtjevu za brisanje uz obavezu čuvanja obrađuje srodnu situaciju zakonske obaveze čuvanja. Ovdje je polazna tačka drugačija: ispitaniku su podaci potrebni za njegov pravni zahtjev i zato traži ograničenje prema članu 18 stav 1 tačka c GDPR-a.

Član 18 stav 2 GDPR-a dozvoljava više od tehničkog postojanja podataka samo u navedenim situacijama. To uključuje saglasnost ispitanika, ostvarivanje, izvršavanje ili odbranu pravnih zahtjeva, zaštitu prava druge fizičke ili pravne osobe i važan javni interes Unije ili države članice.

Organizacija treba da uvede posebna pravila pristupa. Uklonite podatke iz redovnih radnih prikaza, zaustavite automatsko prosljeđivanje i izvoz i ograničite obradu na odobrene uloge. Pristup radi obrade pravnog zahtjeva treba dokumentovati drugačije od korištenja za marketing, redovnu brigu o klijentima ili novu analizu.

Tehničko ograničenje pristupa je mjera provedbe. Ono ne zamjenjuje provjeru uslova iz člana 18 stav 1 tačka c GDPR-a i ne stvara pravni osnov za druge svrhe. Zapis zato treba povezati pravnu odluku s tehničkom provedbom.

Ako su obuhvaćeni podaci otkriveni, član 19 GDPR-a u pravilu traži da voditelj obrade o ograničenju obavijesti sve primaoce. Izuzetak postoji kada je obavijest nemoguća ili bi zahtijevala nesrazmjeran napor. Ako ispitanik traži podatke o tim primaocima, voditelj obrade treba da ih saopšti.

Odredite primaoce kojima je poslan konkretni ograničeni skup podataka. Zavisno od obrade, to mogu biti interna odjeljenja, obrađivači ili drugi primaoci. Procjena primalaca odnosi se na ograničeni skup podataka i ne treba da se zamijeni općim spiskom distribucije.

Član 18 stav 3 GDPR-a traži da ispitanik bude obaviješten prije ukidanja ograničenja. Zato voditelju obrade treba provjerljiv kriterij ukidanja, kao što je prestanak veze s pravnim zahtjevom ili dokumentovana nova procjena. Interni datum podsjetnika nije dovoljan ako veza s podacima još nije razjašnjena.

Prema članu 12 stav 1 GDPR-a prava ispitanika treba obrađivati transparentno i razumljivo. Zapis treba sadržati prijem zahtjeva, identitet podnosioca, opisani pravni zahtjev i obuhvaćene podatke. Tako se kasnije može objasniti zašto su neke informacije ograničene, a druge nisu.

Član 12 stav 3 GDPR-a u pravilu traži odgovor u roku od mjesec dana. Rok za odgovor na zahtjev treba razlikovati od internog vremena potrebnog za tehničku pretragu ili provedbu. Evidentirajte prijem, eventualna pitanja, odluku, odgovor i naredne korake s datumima.

Odgovor treba razlikovati potpuno ili djelimično ograničenje od brisanja. Navedite obim, dozvoljenu dalju upotrebu i kriterij za sljedeću provjeru. Jasno objašnjenje pomaže ispitaniku više od općeg pozivanja na interni zapis o ograničenju.

Počnite sa zahtjevom i mapom podataka. Evidentirajte ispitanika, vlastiti pravni zahtjev, procesnu ulogu, navedenu vezu s podacima, kategorije podataka, dokumente, sisteme, kopije i primaoce. Svakoj grupi dodijelite odluku: brisanje, nastavak obrade ili ograničenje prema članu 18 GDPR-a.

Zapis o ograničenju treba prikazati odluku u provjerljivom obliku. Zabilježite raniju svrhu, prestanak te svrhe, vezu s pravnim zahtjevom, dokaznu funkciju, ograničeni skup podataka, dozvoljeni pristup, tehničku provedbu i odgovornost. Dodajte kriterij ukidanja, narednu kontrolu i provjeru primalaca.

Zatim provjerite da li tehničko ograničenje stvarno djeluje. Potražite otvorene prikaze, automatske izvoze, lokalne kopije i pristup obrađivača. Evidentirajte odgovor ispitaniku i ponovo procijenite skup podataka kada se promijene zahtjev, svrha ili sistemsko okruženje.

Provjeravamo zahtjev, pravni zahtjev ispitanika, dokaznu funkciju, potreban ograničeni skup podataka, dozvoljenu obradu i primaoce prema stvarnim tokovima podataka. Za početnu procjenu korisni su zahtjev, obuhvaćeni dokumenti, mjesta čuvanja, dosadašnja upotreba i postojeći zapis o ograničenju. Obratite nam se ako podatke treba zaštititi prije brisanja, a obrada mora ostati ograničena i sljediva.