Uvjerenje iz kaznene evidencije pri zapošljavanju: posebno pravilo člana 10 GDPR-a

Poslodavac želi od kandidata zatražiti uvjerenje iz kaznene evidencije. Pitanje nije samo može li se dokument učitati. Podaci o kaznenim osudama i kaznenim djelima podliježu posebnom pravilu iz člana 10 GDPR-a. Činjenica da se radi o osjetljivom radnom mjestu sama po sebi ne pokazuje je li provjera dopuštena.

Ovaj tekst objašnjava kako provjeru procijeniti u postupku zapošljavanja. U središtu su konkretno radno mjesto, dodatna zaštita prema članu 10 GDPR-a, nužni obim, postupanje s uvjerenjem i provjerljiva odluka. Biometrijska kontrola pristupa, opća prava pristupa podacima zaposlenih, procjena utjecaja i rokovi čuvanja zasebne su teme.

Član 10 GDPR-a obuhvata lične podatke koji se odnose na kaznene osude i kaznena djela te povezane sigurnosne mjere. Takvi podaci ne smiju se obrađivati samo zato što se čine korisnima za odluku o zapošljavanju. Član 10 zahtijeva obradu pod kontrolom službenog tijela ili obradu dopuštenu pravom Unije ili države članice koje predviđa odgovarajuće zaštitne mjere za prava i slobode ispitanika.

Uvjerenje iz kaznene evidencije zato nije običan podatak iz životopisa. Procjena zavisi od sadržaja dokumenta, konkretne svrhe i pravnog temelja provjere. Pitanje da li poslodavac samo vidi uvjerenje ili čuva kopiju dio je iste procjene.

Posebno pravilo vrijedi i nakon samog zahtjeva. Važno je za interno dijeljenje, pohranu, odluku o kandidatu i svaku kasniju upotrebu informacije. Poslodavac bi postupak trebao opisati prije prvog zahtjeva, a ne tek nakon spora.

Svaka obrada prvo treba pravni temelj prema članu 6 stav 1 GDPR-a. Kod podataka o osudama i kaznenim djelima ta prva razina nije dovoljna. Član 10 postavlja dodatne uvjete. Zato procjena treba navesti obje razine i povezati ih s istim konkretnim radnim mjestom.

Opća saglasnost u obrascu za prijavu ili pozivanje na legitimni interes ne rješava automatski pitanje člana 10. Ni opća interna sigurnosna politika nije dovoljna sama po sebi. Organizacija mora procijeniti dopušta li pravo Unije ili odgovarajuće pravo države članice obradu za tu svrhu i koje zaštitne mjere čuvaju prava kandidata.

Odgovor može biti različit zavisno od zadataka, odgovornosti i posebnog pravila koje se primjenjuje na radno mjesto. Poslodavac ne bi trebao iz ranije prakse zapošljavanja zaključiti da se isto uvjerenje može tražiti od svakog sličnog kandidata. Konkretan posao i pravni temelj moraju ostati razumljivo dokumentovani.

Prije zahtjeva organizacija treba praktično opisati radno mjesto. Koji se zadaci obavljaju, postoji li poseban odnos povjerenja i koji konkretan rizik treba procijeniti informacijom iz kaznene evidencije? Što je svrha jasnija, to se pouzdanije može procijeniti nužnost i obim.

Zahtjev prema svakom kandidatu može izgubiti vezu s radnim mjestom. To je posebno problematično kada zadaci nemaju razumljivu vezu s traženim podacima. Kadrovska služba zato ne bi trebala tražiti više nego što konkretna svrha zahtijeva i treba zabilježiti zašto se ne koristi opća rutinska provjera.

Važan je i izbor dokumenta. Poslodavac treba provjeriti je li dovoljna ograničena potvrda ili je potpuna potvrda zaista potrebna. Nepotrebni podaci ne smiju se obrađivati samo zato što se nalaze na obrascu. Obim treba biti zabilježen zajedno sa svrhom.

Informacije o kaznenim djelima ne bi trebale stajati u mapi za prijave koju svi mogu otvoriti. Poslodavac treba odrediti ko prima uvjerenje, ko ga smije vidjeti i ko donosi stručnu odluku. Kadrovska služba, rukovodioci i vanjski pružaoci usluga nemaju automatski isti pristup.

Zapis treba pokazati razlog, radno mjesto, pravne temelje, obim zahtjeva, informacije date kandidatu i rezultat. Članovi 5 stav 2 i 24 GDPR-a traže dokazivu odgovornost. Član 32 GDPR-a traži i mjere zaštite primjerene riziku obrade.

Moguće mjere su odvojena ovlaštenja, lični korisnički računi, provjerljivi zapisi pristupa i ograničeno mjesto pohrane. Zajednički pretinac ili nekontrolisano prosljeđivanje većem broju odlučujućih osoba otežava kontrolu. Povezani tekst o tehničkim i organizacionim mjerama daje korisnu strukturu.

Prije dostave uvjerenja kandidat treba razumjeti zašto je ono potrebno, na koje se radno mjesto odnosi i kako će se informacija koristiti u postupku odabira. Osoba ne bi trebala tek kroz neočekivanu poruku ili nejasan obrazac saznati da se obrađuju podaci o kaznenim djelima.

Informacija treba obuhvatiti i odgovornu organizaciju, primaoce ili kategorije primalaca te osnovna pravila postupanja s dokumentom. Mora odgovarati stvarnom postupku. Opća obavijest o privatnosti ne zamjenjuje jasno objašnjenje konkretnog koraka pri zapošljavanju.

Ako je uključena agencija za zapošljavanje ili drugo preduzeće, uloge i prijenosi podataka traže posebnu procjenu. Kandidatu se ne smije prešutjeti ko stvarno prima uvjerenje i čijoj odluci ono služi. Promjena postupka odabira zahtijeva novu provjeru.

Ako nedostaje veza s radnim mjestom ili dodatna pravna zaštita, poslodavac ne bi trebao nastaviti rutinski tražiti uvjerenje. Prvo treba procijeniti može li se postupak odabira provesti zakonito i pravično bez te informacije. Manje invazivna alternativa treba se procijeniti prema stvarnim zadacima, a ne samo spomenuti.

Ako kandidat odbije dostaviti uvjerenje, treba razlikovati dopuštenost zahtjeva od posljedica za prijavu. Organizacija ne bi trebala primijeniti automatski ishod bez razmatranja dokumentovane svrhe, pravnog temelja i stvarnih zahtjeva radnog mjesta. Odluka se ne smije temeljiti na nejasnim ili nepotrebnim dodatnim informacijama.

Upis u uvjerenju sam po sebi ne odgovara automatski na pitanje prikladnosti osobe. Treba procijeniti posao, važeće zaštitne mjere i informacije koje su za odluku zaista potrebne. Ishod zato treba proizaći iz kontrolisanog postupka s ograničenim pristupom, a ne iz neobjašnjive bilješke u prijavnom dosijeu.

Opća sigurnosna formula umjesto veze s poslom: Organizacija traži uvjerenje od svakog kandidata bez opisa zadataka i rizika.

Miješanje člana 6 i člana 10: Zabilježi se opći pravni temelj, ali se dodatno pravilo ne procijeni.

Potpuna kopija bez nužnosti: Čuva se cijeli dokument iako bi možda bila dovoljna uža potvrda.

Previše primalaca: Uvjerenje se šalje u zajednički pretinac ili većem broju rukovodilaca iako je potrebno jednoj odgovornoj funkciji.

Automatski ishod: Nedostavljanje, odbijanje ili upis vode do standardne odbijenice bez procjene konkretnog slučaja.

Počnite opisom radnog mjesta i označite zadatak za koji bi informacija o kaznenom djelu mogla biti važna. Zatim zabilježite koji su podaci stvarno potrebni, ko ih prima i kako će odluka o zapošljavanju biti dokumentovana.

Odvojeno procijenite član 6 i član 10 GDPR-a. Zapis treba pokazati na čemu se zasniva dodatna dopuštenost i koje zaštitne mjere štite kandidata. Ako jedno od tih pitanja ostane otvoreno, prije zahtjeva pribavite ciljanu pravnu procjenu.

U završnom spisu trebaju biti jasne informacije za kandidata, ograničen put prijenosa, lični pristupi i dosljedan zapis odluke. Za opća prava pristupa i kopije ličnih podataka pogledajte tekst o zahtjevima za pristup prema članu 15 GDPR-a. Njegova struktura ne zamjenjuje posebnu provjeru uvjerenja iz kaznene evidencije.

S vama provjeravamo vezu s radnim mjestom, procjenu prema članu 6 i članu 10 GDPR-a, nužni obim, informacije za kandidata te interna pravila pristupa i odlučivanja. Pošaljite opis radnog mjesta, planirani postupak zapošljavanja i predloženi tekst obavijesti. Nove članke i pravne informacije kancelarije možete primati putem BRANDaktuelle Rechtsnews. Pretplatite se na newsletter.