Nachgelieferte Datenkopie im DSB-Verfahren: Offene Antragsteile konkret benennen

Wenn ein Verantwortlicher erst nach einer Datenschutzbeschwerde Unterlagen übermittelt, ist das Verfahren nicht automatisch erledigt. Die betroffene Person muss die nachgelieferte Datenkopie mit dem ursprünglichen Antrag und der bisherigen Antwort vergleichen. Entscheidend ist, welche konkret verlangten Teile tatsächlich erfüllt wurden und welche weiterhin offenbleiben.

§ 24 Abs. 6 DSG regelt für das Verfahren vor der Datenschutzbehörde, wie eine nachträgliche Behebung der behaupteten Rechtsverletzung behandelt wird. Dieser Beitrag beschreibt die Reaktion auf einen Vorhalt der Datenschutzbehörde. Er behandelt nicht den ersten Auskunftsantrag und keine zivilrechtliche Schadenersatzklage.

Ein Beschwerdegegner kann bis zum Abschluss des Verfahrens vor der Datenschutzbehörde die behauptete Rechtsverletzung nachträglich beseitigen, indem er den Anträgen der beschwerdeführenden Person entspricht. Erscheint die Beschwerde dadurch gegenstandslos, muss die Datenschutzbehörde die beschwerdeführende Person dazu hören.

Die Behörde weist dabei darauf hin, dass sie das Verfahren formlos einstellen wird, wenn nicht innerhalb einer angemessenen Frist begründet wird, warum die ursprünglich behauptete Rechtsverletzung zumindest teilweise weiter besteht. Die Stellungnahme muss deshalb am ursprünglichen Antrag ansetzen. Eine bloße Unzufriedenheit mit der Form der Nachlieferung reicht ebenso wenig wie eine pauschale Bestätigung.

§ 24 Abs. 6 DSG legt keine allgemeine feste Antwortfrist für jede solche Anhörung fest. Maßgeblich sind das konkrete Schreiben und die darin genannte angemessene Frist. Verspätete Äußerungen werden nach der gesetzlichen Regelung nicht berücksichtigt.

Beginnen Sie mit der Fassung, die Gegenstand der Beschwerde war. Markieren Sie darin jeden verlangten Datenbereich, jede verlangte Zusatzinformation und jede konkrete Erklärung, die der Verantwortliche geben sollte. Danach ordnen Sie jeder Position die bisherige Antwort und die Nachlieferung zu.

Zur Beschwerde gehören nach § 24 Abs. 3 DSG gegebenenfalls der zugrunde liegende Antrag und eine allfällige Antwort des Beschwerdegegners. Diese Unterlagen zeigen, welche Frage ursprünglich vor der Datenschutzbehörde lag. Eine spätere Nachlieferung darf nicht losgelöst von diesem Verfahrensstoff beurteilt werden.

Bewahren Sie außerdem das Datum und den Übermittlungsweg der Nachlieferung auf. Bei mehreren Dateien sollten Sie festhalten, welche Version wann eingelangt ist und ob die Übermittlung selbst vollständig lesbar war. So bleibt erkennbar, was die Behörde und die andere Seite tatsächlich beurteilen können.

Prüfen Sie zuerst, ob die nachgelieferten Daten den ursprünglichen Zeitraum und die betroffenen Verarbeitungsvorgänge abdecken. Ein einzelner Export kann hinter dem Antrag zurückbleiben, wenn etwa Kundenkonto, E-Mail-Kommunikation, Supportsystem und Archiv getrennt geführt werden. Der Umfang der konkreten Beschwerde bleibt der Maßstab.

Trennen Sie die Datenkopie von den ergänzenden Informationen zur Verarbeitung. Art. 15 DSGVO umfasst neben den personenbezogenen Daten je nach Fall auch Angaben zu Zwecken, Kategorien, Empfängern, Speicherdauer, Herkunft und automatisierten Entscheidungen. Eine Datei mit Daten ersetzt daher nicht automatisch jede noch offene Information.

Bezeichnen Sie technische oder formale Probleme genau. Dazu gehören etwa nicht öffnende Dateien, unlesbare Tabellen, fehlende Zeiträume oder ein Export, der nur Überschriften ohne die zugehörigen Inhalte enthält. Je konkreter der Mangel beschrieben wird, desto leichter kann die Datenschutzbehörde die offene Frage einordnen.

Eine tragfähige Stellungnahme nennt für jeden offenen Punkt den Bezug zum ursprünglichen Antrag. Formulieren Sie etwa, welcher Zeitraum fehlt, welche Datenkategorie nicht enthalten ist, welche Information zu Empfängern oder zur Speicherdauer nicht beantwortet wurde oder welche Datei die Daten nicht lesbar wiedergibt.

Unterscheiden Sie zwischen fehlenden Daten, fehlenden Erläuterungen und einer inhaltlich bestrittenen Richtigkeit. Diese Einordnung führt zu unterschiedlichen nächsten Schritten. Wer nur schreibt, die Auskunft sei „unvollständig“, lässt offen, welche konkrete Abhilfe verlangt wird.

Beschreiben Sie abschließend, welche Handlung noch erwartet wird. Das kann die Ergänzung einer Datenkopie, die Beantwortung eines bestimmten Art. 15-Punkts oder eine nachvollziehbare Erklärung zur Reichweite der Suche sein. Eine neue, sachlich andere Forderung kann die Sache ihrem Wesen nach verändern und ist deshalb gesondert zu prüfen.

Lesen Sie den Vorhalt der Datenschutzbehörde auf die dort genannte Frist und die verlangte Form. Legen Sie die maßgeblichen Dokumente geordnet bei und verweisen Sie in der Stellungnahme auf konkrete Seiten, Dateien oder Abschnitte. Die Behörde soll ohne eigene Rekonstruktion erkennen können, welcher Antragsteil noch offen ist.

Eine knappe Chronologie hilft: Eingang des ursprünglichen Antrags, bisherige Antwort, Einbringung der Beschwerde, Nachlieferung und aktueller Vorhalt. Ergänzen Sie, welche Kommunikation zwischen den Beteiligten stattgefunden hat. So wird sichtbar, ob die Nachlieferung den behaupteten Verstoß tatsächlich beseitigt hat.

Wenn Unterlagen fehlen oder die Nachlieferung nicht auswertbar ist, teilen Sie das vor Ablauf der Frist mit und begründen Sie es. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass eine spätere Ergänzung jedenfalls noch berücksichtigt wird. Das Gesetz schließt die Berücksichtigung verspäteter Äußerungen aus.

Ob eine Beschwerde durch die Nachlieferung gegenstandslos geworden ist, entscheidet die Datenschutzbehörde nach der Anhörung. Die betroffene Person kann darlegen, dass der ursprüngliche Antrag vollständig erfüllt wurde, oder sie kann begründen, warum die Rechtsverletzung zumindest teilweise fortbesteht.

Wird durch die Stellungnahme die Sache ihrem Wesen nach geändert, sieht § 24 Abs. 6 DSG die ursprüngliche Beschwerde als zurückgezogen und eine neue Beschwerde als gleichzeitig eingebracht an. Das ursprüngliche Verfahren ist dann formlos einzustellen. Dieser Mechanismus bedeutet nicht, dass jede Ergänzung automatisch ein neuer Verfahrensgegenstand ist. Entscheidend ist, ob die Sache in ihrem Wesen verändert wird.

Ordnen Sie daher neue Anliegen getrennt vom offenen ursprünglichen Antrag. Ein zusätzlich verlangter Zeitraum oder ein später eingetretener Verarbeitungsvorgang kann eine eigene Prüfung erfordern. Die Bezeichnung als „Nachtrag“ entscheidet die rechtliche Einordnung nicht allein.

Der hier beschriebene Schritt beginnt nach einer Datenschutzbeschwerde und einer Anhörung zur möglichen Gegenstandslosigkeit. Er ersetzt nicht die Bearbeitung eines ersten Auskunftsbegehrens nach Art. 15 DSGVO. Für den allgemeinen Ablauf von Identitätsprüfung, Frist, Suche und Datenkopie finden Sie eine eigene Übersicht zum Auskunftsbegehren.

Auch eine Datenpanne ist ein anderer rechtlicher Auslöser. Wird eine Datenkopie an eine falsche Person übermittelt oder gelangen Informationen an einen unbefugten Empfänger, ist die konkrete Sicherheits- und Meldeprüfung maßgeblich. Die Abgrenzung zur E-Mail an einen falschen Empfänger hilft bei dieser Einordnung.

Schadenersatz, Berichtigung, Löschung und Einschränkung können daneben eigene Ansprüche oder Verfahrensfragen auslösen. Sie sollten in der Stellungnahme nicht unbemerkt mit der Frage vermischt werden, ob der ursprüngliche Auskunftsantrag durch die Nachlieferung erfüllt wurde.

Ist die Beschwerde automatisch erledigt, wenn Unterlagen nachgereicht werden? Nein. Die Datenschutzbehörde hört die beschwerdeführende Person zur möglichen Gegenstandslosigkeit an. Sie kann konkret begründen, welche Teile des ursprünglichen Antrags weiterhin offen sind.

Gibt es für die Stellungnahme immer eine fixe Frist? § 24 Abs. 6 DSG nennt eine angemessene Frist, aber keine einheitliche Zahl von Tagen für alle Fälle. Maßgeblich ist der konkrete Vorhalt der Datenschutzbehörde. Verspätete Äußerungen werden nicht berücksichtigt.

Reicht der Hinweis, dass die Datei unvollständig ist? In der Regel sollte die betroffene Person die fehlende Datei, den Zeitraum, die Datenkategorie oder die offene Zusatzinformation konkret bezeichnen. Dadurch wird nachvollziehbar, welche Abhilfe noch verlangt wird.

Wird aus jeder Ergänzung automatisch eine neue Beschwerde? Nein. Das Gesetz knüpft diese Folge daran, dass die Sache ihrem Wesen nach geändert wird. Ob das so ist, hängt vom Inhalt der Stellungnahme und vom ursprünglichen Verfahrensgegenstand ab.

Für die Stellungnahme sind der ursprüngliche Antrag, die bisherige Kommunikation, die Nachlieferung und der Vorhalt der Datenschutzbehörde gemeinsam zu prüfen. Wir ordnen die offenen Antragsteile, die behauptete Rechtsverletzung und die erforderlichen Belege ein. Übermitteln Sie die Unterlagen mit dem genannten Fristdatum, damit der nächste Schritt sachgerecht festgelegt werden kann.